Belajar Program Manager - Resource & Capacity Management

#Pendahuluan

Setelah di episode 13 kita mempelajari portfolio & PMO, pada episode ini kita fokus pada resource & capacity management — bagaimana mengelola capacity lintas banyak tim dan program secara efektif.

#Capacity Model

#Komponen Capacity

Komponen	Deskripsi
Total capacity	Jam kerja available per tim
BAU allocation	Persentase untuk work harian
Program allocation	Persentase untuk program
Availability factor	Cuti, training, dll

#Contoh Capacity Model

Capacity Model

Tim A (5 orang):
- Total: 5 x 40 jam = 200 jam/minggu
- BAU: 40% = 80 jam
- Program: 50% = 100 jam
- Buffer: 10% = 20 jam
 
Tim B (4 orang):
- Total: 4 x 40 jam = 160 jam/minggu
- BAU: 30% = 48 jam
- Program: 60% = 96 jam
- Buffer: 10% = 16 jam
 
Total Program Capacity: 196 jam/minggu

#Demand Management

#Pipeline Demand

Initiative	Tim Required	Duration	Priority
Cloud Migration	Tim A + Tim B	3 bulan	P1
Security Audit	Tim B	1 bulan	P2
Mobile App	Tim A	2 bulan	P3

#Balancing Demand & Capacity

Status	Action
Capacity > Demand	Accept more initiatives
Capacity = Demand	Maintain current load
Capacity < Demand	Prioritize, defer, or hire

Tip

Selalu sisakan 10-20% buffer untuk unexpected work. Organisasi yang mengalokasikan 100% capacity akan selalu over-allocated karena always ada work yang tidak terduga.

#Praktik: Capacity Model

Buat capacity model untuk program latihan:

Capacity Model Template

Tim: [Nama tim]
Jumlah: [Jumlah anggota]
Total Capacity: [Jam/minggu]
BAU: [%] = [Jam]
Program: [%] = [Jam]
Buffer: [%] = [Jam]
 
Total Program Capacity: [Jam/minggu]

#Penutup

Inti yang harus dibawa pulang:

Capacity model harus memperhitungkan BAU, program, dan buffer.
Demand management memastikan demand tidak melebihi capacity.
Selalu sisakan buffer 10-20% untuk unexpected work.

Di episode 15 selanjutnya kita akan membahas change management programs — bagaimana mengelola perubahan organisasi dalam program transformasi.